今天是2024年12月23日 第52周 星期一
代人,时大变了。
我们生活在大地上,但我们的梦想超越天空。
用戶:Akarin/活動組織指引
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事前
制定一份完備的策劃方案,是決定活動組織工作能否成功的關鍵,也是向事先向上級匯報的必要準備。
- 全面了解信息,如活動目的、重要人員、輸出成果等
- 確定主要議程,誰主持活動,誰需要做致辭,需要哪些人員互動
- 編制工作手冊,根據以上兩點確定到的信息,對整個組織工作各項任務做妥善劃分(下附分工表樣例),讓整個組織團隊都參與進來,人人明確自身分工,各自完善自己負責的細節。
- 預估活動花費,以上三點完成後,便可預估出大概所需費用,編入策劃方案,匯報領導審批。
工作大類 | 具體事項 | 負責人 | 當前進展 | 遇到困難,需要協調事項 | 最後完成節點 |
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會議材料 | 活動主持詞撰寫 | ||||
活動議程確定 | |||||
展品製作(橫幅、會議背景板、宣傳板、宣傳冊) | |||||
參會人員信息收集 | |||||
座次排布、桌簽製作 | |||||
其他會議資料 | |||||
現場佈置 | 現場總體佈置,提前踩點 | ||||
簽到處、簽到表、座次圖 | |||||
會場防疫管理、掃碼測溫等級,防疫物資準備 | |||||
停車引導,重要來賓車輛信息收集,登記放行 | |||||
會議資料擺放 | |||||
重要來賓進場、離場,休息室準備,休息室擺放 | |||||
現場觀眾進場,退場,落座 | |||||
拍照、攝影、合影等,提前確定需要拍照的議程節點,合影位置,合影方式,告知攝影人員 | |||||
涉及領獎、頒獎、在會議期間移動時的引導 | |||||
人員通知 | 重要來賓參會時間、行程通知 | ||||
本單位參會人員 | |||||
外單位參會人員 | |||||
來賓隨行車輛司機協調 | |||||
其餘事項 |
事中
- 視活動繁雜程度,準備工作應當酌情提前完成,在上午進行的活動要在活動開始前一天確認佈置。
- 應當在活動開始前,儘可能多的組織人員到現場進行設計要素儘可能多的綵排。及時發現不合理問題,及時修正。
- 活動要和現場管理人員充分溝通,保障活動進行時的現場用電、安全、活動議程不被干擾等
- 最少會議前一小時所有會務人員應當到場,進行最後一次檢查。如涉及參觀、觀摩行程應當最後再檢查一遍路線,或往返車輛。
事後
- 離場,重要賓客離場應該安排陪同人員送行。
- 用餐,如用餐安排應當安排人員在用餐地點提前等候。
- 宣傳,宣傳稿件可以提前準備框架,會後做好內容審查,基礎數據資料提供、查驗。
- 總結,將過程資料做好存檔工作。活動籌備人員可召開總結會,提出待改進處,提高組織能力。