今天是2024年12月23日 第52周 星期一
代人,时大变了。
我们生活在大地上,但我们的梦想超越天空。
用户:Akarin/活动组织指引
跳到导航
跳到搜索
事前
制定一份完备的策划方案,是决定活动组织工作能否成功的关键,也是向事先向上级汇报的必要准备。
- 全面了解信息,如活动目的、重要人员、输出成果等
- 确定主要议程,谁主持活动,谁需要做致辞,需要哪些人员互动
- 编制工作手册,根据以上两点确定到的信息,对整个组织工作各项任务做妥善划分(下附分工表样例),让整个组织团队都参与进来,人人明确自身分工,各自完善自己负责的细节。
- 预估活动花费,以上三点完成后,便可预估出大概所需费用,编入策划方案,汇报领导审批。
工作大类 | 具体事项 | 负责人 | 当前进展 | 遇到困难,需要协调事项 | 最后完成节点 |
---|---|---|---|---|---|
会议材料 | 活动主持词撰写 | ||||
活动议程确定 | |||||
展品制作(横幅、会议背景板、宣传板、宣传册) | |||||
参会人员信息收集 | |||||
座次排布、桌签制作 | |||||
其他会议资料 | |||||
现场布置 | 现场总体布置,提前踩点 | ||||
签到处、签到表、座次图 | |||||
会场防疫管理、扫码测温等级,防疫物资准备 | |||||
停车引导,重要来宾车辆信息收集,登记放行 | |||||
会议资料摆放 | |||||
重要来宾进场、离场,休息室准备,休息室摆放 | |||||
现场观众进场,退场,落座 | |||||
拍照、摄影、合影等,提前确定需要拍照的议程节点,合影位置,合影方式,告知摄影人员 | |||||
涉及领奖、颁奖、在会议期间移动时的引导 | |||||
人员通知 | 重要来宾参会时间、行程通知 | ||||
本单位参会人员 | |||||
外单位参会人员 | |||||
来宾随行车辆司机协调 | |||||
其余事项 |
事中
- 视活动繁杂程度,准备工作应当酌情提前完成,在上午进行的活动要在活动开始前一天确认布置。
- 应当在活动开始前,尽可能多的组织人员到现场进行设计要素尽可能多的彩排。及时发现不合理问题,及时修正。
- 活动要和现场管理人员充分沟通,保障活动进行时的现场用电、安全、活动议程不被干扰等
- 最少会议前一小时所有会务人员应当到场,进行最后一次检查。如涉及参观、观摩行程应当最后再检查一遍路线,或往返车辆。
事后
- 离场,重要宾客离场应该安排陪同人员送行。
- 用餐,如用餐安排应当安排人员在用餐地点提前等候。
- 宣传,宣传稿件可以提前准备框架,会后做好内容审查,基础数据资料提供、查验。
- 总结,将过程资料做好存档工作。活动筹备人员可召开总结会,提出待改进处,提高组织能力。