User:Akarin/活动组织指引

事前

制定一份完备的策划方案，是决定活动组织工作能否成功的关键，也是向事先向上级汇报的必要准备。

• 全面了解信息，如活动目的、重要人员、输出成果等
• 确定主要议程，谁主持活动，谁需要做致辞，需要哪些人员互动
• 编制工作手册，根据以上两点确定到的信息，对整个组织工作各项任务做妥善划分（下附分工表样例），让整个组织团队都参与进来，人人明确自身分工，各自完善自己负责的细节。
• 预估活动花费，以上三点完成后，便可预估出大概所需费用，编入策划方案，汇报领导审批。

会议筹备工作流程分工表(张三总负责）

工作大类	具体事项	负责人	当前进展	遇到困难，需要协调事项	最后完成节点
会议材料	活动主持词撰写
	活动议程确定
	展品制作（横幅、会议背景板、宣传板、宣传册）
	参会人员信息收集
	座次排布、桌签制作
	其他会议资料
现场布置	现场总体布置，提前踩点
	签到处、签到表、座次图
	会场防疫管理、扫码测温等级，防疫物资准备
	停车引导，重要来宾车辆信息收集，登记放行
	会议资料摆放
	重要来宾进场、离场，休息室准备，休息室摆放
	现场观众进场，退场，落座
	拍照、摄影、合影等，提前确定需要拍照的议程节点，合影位置，合影方式，告知摄影人员
	涉及领奖、颁奖、在会议期间移动时的引导
人员通知	重要来宾参会时间、行程通知
	本单位参会人员
	外单位参会人员
	来宾随行车辆司机协调
其余事项

事中

1. 视活动繁杂程度，准备工作应当酌情提前完成，在上午进行的活动要在活动开始前一天确认布置。
2. 应当在活动开始前，尽可能多的组织人员到现场进行设计要素尽可能多的彩排。及时发现不合理问题，及时修正。
3. 活动要和现场管理人员充分沟通，保障活动进行时的现场用电、安全、活动议程不被干扰等
4. 最少会议前一小时所有会务人员应当到场，进行最后一次检查。如涉及参观、观摩行程应当最后再检查一遍路线，或往返车辆。

事后

1. 离场，重要宾客离场应该安排陪同人员送行。
2. 用餐，如用餐安排应当安排人员在用餐地点提前等候。
3. 宣传，宣传稿件可以提前准备框架，会后做好内容审查，基础数据资料提供、查验。
4. 总结，将过程资料做好存档工作。活动筹备人员可召开总结会，提出待改进处，提高组织能力。