用戶:Akarin/活動組織指引

事前

策劃方案

制定一份完備的策劃方案，是決定活動組織工作能否成功的關鍵，也是向事先向上級匯報的必要準備。

• 全面了解信息，如活動目的、重要人員、輸出成果等
• 確定主要議程，誰主持活動，誰需要做致辭，需要哪些人員互動
• 編制工作手冊，根據以上兩點確定到的信息，對整個組織工作各項任務做妥善劃分（下附分工表樣例），讓整個組織團隊都參與進來，人人明確自身分工，各自完善自己負責的細節。
• 預估活動花費，以上三點完成後，便可預估出大概所需費用，編入策劃方案，匯報領導審批。

會議籌備工作流程分工表(張三總負責）

工作大類	具體事項	負責人	當前進展	遇到困難，需要協調事項	最後完成節點
會議材料	活動主持詞撰寫
	活動議程確定
	展品製作（橫幅、會議背景板、宣傳板、宣傳冊）
	參會人員信息收集
	座次排布、桌簽製作
	其他會議資料
現場佈置	現場總體佈置，提前踩點
	簽到處、簽到表、座次圖
	會場防疫管理、掃碼測溫等級，防疫物資準備
	停車引導，重要來賓車輛信息收集，登記放行
	會議資料擺放
	重要來賓進場、離場，休息室準備，休息室擺放
	現場觀眾進場，退場，落座
	拍照、攝影、合影等，提前確定需要拍照的議程節點，合影位置，合影方式，告知攝影人員
	涉及領獎、頒獎、在會議期間移動時的引導
人員通知	重要來賓參會時間、行程通知
	本單位參會人員
	外單位參會人員
	來賓隨行車輛司機協調
其餘事項

事中

1. 視活動繁雜程度，準備工作應當酌情提前完成，在上午進行的活動要在活動開始前一天確認佈置。
2. 應當在活動開始前，儘可能多的組織人員到現場進行設計要素儘可能多的綵排。及時發現不合理問題，及時修正。
3. 活動要和現場管理人員充分溝通，保障活動進行時的現場用電、安全、活動議程不被干擾等
4. 最少會議前一小時所有會務人員應當到場，進行最後一次檢查。如涉及參觀、觀摩行程應當最後再檢查一遍路線，或往返車輛。

事後

1. 離場

重要賓客離場應該安排陪同人員送行。

1. 用餐

如用餐安排應當安排人員在用餐地點提前等候。

1. 宣傳

宣傳稿件可以提前準備框架，會後做好內容審查，基礎數據資料提供、查驗。

1. 總結

將過程資料做好存檔工作。活動籌備人員可召開總結會，提出待改進處，提高組織能力。