用户:Akarin/活动组织指引
事前
策划方案
制定一份完备的策划方案，是决定活动组织工作能否成功的关键，也是向事先向上级汇报的必要准备。
- 全面了解信息，如活动目的、重要人员、输出成果等
- 确定主要议程，谁主持活动，谁需要做致辞，需要哪些人员互动
- 编制工作手册，根据以上两点确定到的信息，对整个组织工作各项任务做妥善划分（下附分工表样例），让整个组织团队都参与进来，人人明确自身分工，各自完善自己负责的细节。
- 预估活动花费，以上三点完成后，便可预估出大概所需费用，编入策划方案，汇报领导审批。
| 工作大类 | 具体事项 | 负责人 | 当前进展 | 遇到困难，需要协调事项 | 最后完成节点 |
|---|---|---|---|---|---|
| 会议材料 | 活动主持词撰写 | ||||
| 活动议程确定 | |||||
| 展品制作（横幅、会议背景板、宣传板、宣传册） | |||||
| 参会人员信息收集 | |||||
| 座次排布、桌签制作 | |||||
| 其他会议资料 | |||||
| 现场布置 | 现场总体布置，提前踩点 | ||||
| 签到处、签到表、座次图 | |||||
| 会场防疫管理、扫码测温等级，防疫物资准备 | |||||
| 停车引导，重要来宾车辆信息收集，登记放行 | |||||
| 会议资料摆放 | |||||
| 重要来宾进场、离场，休息室准备，休息室摆放 | |||||
| 现场观众进场，退场，落座 | |||||
| 拍照、摄影、合影等，提前确定需要拍照的议程节点，合影位置，合影方式，告知摄影人员 | |||||
| 涉及领奖、颁奖、在会议期间移动时的引导 | |||||
| 人员通知 | 重要来宾参会时间、行程通知 | ||||
| 本单位参会人员 | |||||
| 外单位参会人员 | |||||
| 来宾随行车辆司机协调 | |||||
| 其余事项 |
事中
- 视活动繁杂程度，准备工作应当酌情提前完成，在上午进行的活动要在活动开始前一天确认布置。
- 应当在活动开始前，尽可能多的组织人员到现场进行设计要素尽可能多的彩排。及时发现不合理问题，及时修正。
- 活动要和现场管理人员充分沟通，保障活动进行时的现场用电、安全、活动议程不被干扰等
- 最少会议前一小时所有会务人员应当到场，进行最后一次检查。如涉及参观、观摩行程应当最后再检查一遍路线，或往返车辆。
事后
- 离场，重要宾客离场应该安排陪同人员送行。
- 用餐，如用餐安排应当安排人员在用餐地点提前等候。
- 宣传，宣传稿件可以提前准备框架，会后做好内容审查，基础数据资料提供、查验。
- 总结，将过程资料做好存档工作。活动筹备人员可召开总结会，提出待改进处，提高组织能力。