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== 事前 ==
制定一份完备的策划方案，是决定活动组织工作能否成功的关键，也是向事先向上级汇报的必要准备。

* 全面了解信息，如活动目的、重要人员、输出成果等
* 确定主要议程，谁主持活动，谁需要做致辞，需要哪些人员互动
* 编制工作手册，根据以上两点确定到的信息，对整个组织工作各项任务做妥善划分（下附分工表样例），让整个组织团队都参与进来，人人明确自身分工，各自完善自己负责的细节。
* 预估活动花费，以上三点完成后，便可预估出大概所需费用，编入策划方案，汇报领导审批。
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed" style="width:100%"
|+会议筹备工作流程分工表(张三总负责）
!工作大类
!具体事项
!负责人
!当前进展
!遇到困难，需要协调事项
!最后完成节点
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| rowspan="6" |会议材料
|活动主持词撰写
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|活动议程确定
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|展品制作（横幅、会议背景板、宣传板、宣传册）
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|参会人员信息收集
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|座次排布、桌签制作
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|其他会议资料
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| rowspan="9" |现场布置
|现场总体布置，提前踩点
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|签到处、签到表、座次图
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|会场防疫管理、扫码测温等级，防疫物资准备
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|停车引导，重要来宾车辆信息收集，登记放行
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|会议资料摆放
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|重要来宾进场、离场，休息室准备，休息室摆放
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|现场观众进场，退场，落座
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|拍照、摄影、合影等，提前确定需要拍照的议程节点，合影位置，合影方式，告知摄影人员
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|涉及领奖、颁奖、在会议期间移动时的引导
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| rowspan="4" |人员通知
|重要来宾参会时间、行程通知
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|本单位参会人员
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|外单位参会人员
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|来宾随行车辆司机协调
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|其余事项
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== 事中 ==

# 视活动繁杂程度，准备工作应当酌情提前完成，在上午进行的活动要在活动开始前一天确认布置。
# 应当在活动开始前，尽可能多的组织人员到现场进行设计要素尽可能多的彩排。及时发现不合理问题，及时修正。
# 活动要和现场管理人员充分沟通，保障活动进行时的现场用电、安全、活动议程不被干扰等
# 最少会议前一小时所有会务人员应当到场，进行最后一次检查。如涉及参观、观摩行程应当最后再检查一遍路线，或往返车辆。

== 事后 ==

# 离场，重要宾客离场应该安排陪同人员送行。
# 用餐，如用餐安排应当安排人员在用餐地点提前等候。
# 宣传，宣传稿件可以提前准备框架，会后做好内容审查，基础数据资料提供、查验。
# 总结，将过程资料做好存档工作。活动筹备人员可召开总结会，提出待改进处，提高组织能力。