「User:Akarin/活动组织指引」修訂間的差異
(未顯示同一使用者於中間所作的 5 次修訂) | |||
第1行: | 第1行: | ||
− | == 事前 | + | == 事前 == |
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制定一份完备的策划方案,是决定活动组织工作能否成功的关键,也是向事先向上级汇报的必要准备。 | 制定一份完备的策划方案,是决定活动组织工作能否成功的关键,也是向事先向上级汇报的必要准备。 | ||
* 全面了解信息,如活动目的、重要人员、输出成果等 | * 全面了解信息,如活动目的、重要人员、输出成果等 | ||
* 确定主要议程,谁主持活动,谁需要做致辞,需要哪些人员互动 | * 确定主要议程,谁主持活动,谁需要做致辞,需要哪些人员互动 | ||
− | * 编制工作手册,根据以上两点确定到的信息,对整个组织工作各项任务做妥善划分,让整个组织团队都参与进来,人人明确自身分工,各自完善自己负责的细节。 | + | * 编制工作手册,根据以上两点确定到的信息,对整个组织工作各项任务做妥善划分 (下附分工表样例) ,让整个组织团队都参与进来,人人明确自身分工,各自完善自己负责的细节。 |
* 预估活动花费,以上三点完成后,便可预估出大概所需费用,编入策划方案,汇报领导审批。 | * 预估活动花费,以上三点完成后,便可预估出大概所需费用,编入策划方案,汇报领导审批。 | ||
− | {| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed" style="width: | + | {| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed" style="width:100%" |
|+会议筹备工作流程分工表(张三总负责) | |+会议筹备工作流程分工表(张三总负责) | ||
!工作大类 | !工作大类 | ||
第16行: | 第14行: | ||
!遇到困难,需要协调事项 | !遇到困难,需要协调事项 | ||
!最后完成节点 | !最后完成节点 | ||
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− | | rowspan=" | + | | rowspan="6" |会议材料 |
|活动主持词撰写 | |活动主持词撰写 | ||
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第27行: | 第23行: | ||
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|活动议程确定 | |活动议程确定 | ||
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第35行: | 第30行: | ||
|展品制作(横幅、会议背景板、宣传板、宣传册) | |展品制作(横幅、会议背景板、宣传板、宣传册) | ||
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+ | | | ||
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+ | | | ||
+ | |- | ||
+ | |参会人员信息收集 | ||
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第41行: | 第41行: | ||
|- | |- | ||
|座次排布、桌签制作 | |座次排布、桌签制作 | ||
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第49行: | 第48行: | ||
|其他会议资料 | |其他会议资料 | ||
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+ | | | ||
+ | |- | ||
+ | | rowspan="9" |现场布置 | ||
+ | |现场总体布置,提前踩点 | ||
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第54行: | 第59行: | ||
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|签到处、签到表、座次图 | |签到处、签到表、座次图 | ||
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+ | |- | ||
+ | |会场防疫管理、扫码测温等级,防疫物资准备 | ||
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+ | | | ||
+ | |- | ||
+ | |停车引导,重要来宾车辆信息收集,登记放行 | ||
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+ | |- | ||
+ | |会议资料摆放 | ||
+ | | | ||
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+ | | | ||
+ | | | ||
+ | |- | ||
+ | |重要来宾进场、离场,休息室准备,休息室摆放 | ||
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第62行: | 第89行: | ||
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|- | |- | ||
+ | |现场观众进场,退场,落座 | ||
+ | | | ||
+ | | | ||
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+ | |- | ||
+ | |拍照、摄影、合影等,提前确定需要拍照的议程节点,合影位置,合影方式,告知摄影人员 | ||
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第70行: | 第101行: | ||
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|- | |- | ||
+ | |涉及领奖、颁奖、在会议期间移动时的引导 | ||
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+ | |- | ||
+ | | rowspan="4" |人员通知 | ||
+ | |重要来宾参会时间、行程通知 | ||
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第78行: | 第114行: | ||
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|- | |- | ||
+ | |本单位参会人员 | ||
+ | | | ||
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+ | |- | ||
+ | |外单位参会人员 | ||
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第86行: | 第126行: | ||
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|- | |- | ||
+ | |来宾随行车辆司机协调 | ||
+ | | | ||
+ | | | ||
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+ | |- | ||
+ | |其余事项 | ||
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第95行: | 第140行: | ||
|} | |} | ||
− | == 事中 | + | == 事中 == |
+ | |||
+ | # 视活动繁杂程度,准备工作应当酌情提前完成,在上午进 行 的活动要在活动开始前一天确认布置。 | ||
+ | # 应当在活动开始前,尽可能多的组织人员到现场进行设计要素尽可能多的彩排。及时发现不合理问题,及时修正。 | ||
+ | # 活动要和现场管理人员充分沟通,保障活动进行时的现场用电、安全、活动议程不被干扰等 | ||
+ | # 最少会议前一小时所有会务人员应当到场,进行最后一次检查。如涉及参观、观摩行程应当最后再检查一遍路线,或往返车辆。 | ||
+ | |||
+ | == 事后 == | ||
− | + | # 离场,重要宾客离场应该安排陪同人员送行。 | |
+ | # 用餐,如用餐安排应当安排人员在用餐地点提前等候。 | ||
+ | # 宣传,宣传稿件可以提前准备框架,会 后 做好内容审查,基础数据资料提供、查验。 | ||
+ | # 总结,将过程资料做好存档工作。活动筹备人员可召开 总结 会,提出待改进处,提高组织能力。 |
於 2022年6月20日 (一) 15:46 的最新修訂
事前
制定一份完備的策劃方案,是決定活動組織工作能否成功的關鍵,也是向事先向上級匯報的必要準備。
- 全面了解信息,如活動目的、重要人員、輸出成果等
- 確定主要議程,誰主持活動,誰需要做致辭,需要哪些人員互動
- 編制工作手冊,根據以上兩點確定到的信息,對整個組織工作各項任務做妥善劃分(下附分工表樣例),讓整個組織團隊都參與進來,人人明確自身分工,各自完善自己負責的細節。
- 預估活動花費,以上三點完成後,便可預估出大概所需費用,編入策劃方案,匯報領導審批。
工作大類 | 具體事項 | 負責人 | 當前進展 | 遇到困難,需要協調事項 | 最後完成節點 |
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會議材料 | 活動主持詞撰寫 | ||||
活動議程確定 | |||||
展品製作(橫幅、會議背景板、宣傳板、宣傳冊) | |||||
參會人員信息收集 | |||||
座次排布、桌簽製作 | |||||
其他會議資料 | |||||
現場佈置 | 現場總體佈置,提前踩點 | ||||
簽到處、簽到表、座次圖 | |||||
會場防疫管理、掃碼測溫等級,防疫物資準備 | |||||
停車引導,重要來賓車輛信息收集,登記放行 | |||||
會議資料擺放 | |||||
重要來賓進場、離場,休息室準備,休息室擺放 | |||||
現場觀眾進場,退場,落座 | |||||
拍照、攝影、合影等,提前確定需要拍照的議程節點,合影位置,合影方式,告知攝影人員 | |||||
涉及領獎、頒獎、在會議期間移動時的引導 | |||||
人員通知 | 重要來賓參會時間、行程通知 | ||||
本單位參會人員 | |||||
外單位參會人員 | |||||
來賓隨行車輛司機協調 | |||||
其餘事項 |
事中
- 視活動繁雜程度,準備工作應當酌情提前完成,在上午進行的活動要在活動開始前一天確認佈置。
- 應當在活動開始前,儘可能多的組織人員到現場進行設計要素儘可能多的綵排。及時發現不合理問題,及時修正。
- 活動要和現場管理人員充分溝通,保障活動進行時的現場用電、安全、活動議程不被干擾等
- 最少會議前一小時所有會務人員應當到場,進行最後一次檢查。如涉及參觀、觀摩行程應當最後再檢查一遍路線,或往返車輛。
事後
- 離場,重要賓客離場應該安排陪同人員送行。
- 用餐,如用餐安排應當安排人員在用餐地點提前等候。
- 宣傳,宣傳稿件可以提前準備框架,會後做好內容審查,基礎數據資料提供、查驗。
- 總結,將過程資料做好存檔工作。活動籌備人員可召開總結會,提出待改進處,提高組織能力。